Die konkreten Rollen und Zuständigkeiten im Bereich Sicherheit hängen maßgeblich von der Art des Projekts sowie von dessen sicherheitsbezogenen Anforderungen ab.

In EU-geförderten Projekten, in denen mit amtlich eingestuften Informationen gearbeitet wird, ist in der Regel die Benennung eines Project Security Officers (PSO) erforderlich. Diese bzw. dieser ist für die Umsetzung und Überwachung der projektspezifischen Sicherheitsanforderungen verantwortlich und fungiert als zentrale Ansprechperson gegenüber den zuständigen Stellen. Voraussetzung für die Ausübung dieser Funktion ist in der Regel eine entsprechende Sicherheitsüberprüfung.

Darüber hinaus können, je nach Projekt und Sensibilität der Inhalte, weitere Strukturen vorgesehen werden, etwa beratende Gremien im Bereich Sicherheit (z. B. ein Security Advisory Board). Solche Gremien sind jedoch nicht grundsätzlich verpflichtend, sondern werden bei Bedarf eingerichtet, insbesondere, wenn mit sensiblen oder potenziell amtlich  einzustufenden Informationen gearbeitet wird. Unabhängig von formalen Rollen ist sicherzustellen, dass die Zuständigkeiten für Sicherheitsfragen im Projekt klar geregelt und institutionell verankert sind.

Weitere Informationen finden sich im EU-Leitfaden für den Umgang mit sicherheitsrelevanten Projekten und in den Allgemeine Sicherheitsvorgaben für Programme des Europäischen Verteidigungsfonds (EVF).