Sicherheitsrelevante Forschung, die auf den zivilen Bereich zielt, ist in der Regel ohne vorbereitende Maßnahmen möglich, profitiert jedoch gegebenenfalls von den unten genannten Schritten. 

Falls es eine Zivilklausel gibt: Wie wird diese gehandhabt, wie groß ist der Spielraum für Forschende? Sinnvoll ist auch eine Position zur Verteidigungsforschung, die ermöglichend mindestens auf die Freiheit von Forschung und Wissenschaft verweist, die nach Artikel 5 Absatz 3 Grundgesetz garantiert ist.

Grundsätzlich ist zu klären, ob die Hochschule, das betreffende Institut oder die jeweilige Forschungsgruppe aus individuellen Überzeugungen heraus Forschung mit militärischem Bezug ablehnt bzw. kritisch sieht. Idealerweise hat ein Dialog an der Institution stattgefunden oder es gibt ein permanentes Dialogangebot. 

Empfehlenswert ist die Bestellung eines Geheimschutzbeauftragten, der auch für Anliegen rund um die Sicherheitsanforderungen ansprechbar ist. Diese Funktion kann beispielsweise durch die für Informationssicherheit beauftragte Person der Hochschule wahrgenommen werden. Es gibt spezielle Lehrgänge, durch die das benötigte Fachwissen aufgebaut werden kann. Ergänzend sollte – insbesondere bei Forschung mit Bezug zu Dual-Use-Gütern und entsprechenden exportkontrollrechtlichen Anforderungen – eine Exportkontrollbeauftragte bzw. ein Exportkontrollbeauftragter benannt sein. Bei grundlegenden Fragen zum Exportkontrollrecht in Verbindung mit Forschungsvorhaben bietet die Seite des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) Orientierung. 

Hinweis: 
Für hochschulinterne Diskussionen gilt zudem zu beachten, dass Forschungsprojekte mit militärischem Bezug mit sich bringen können, dass im Rahmen der Projektarbeit auch uniformierte Angehörige der Bundeswehr Zugang zum Campus der Hochschule erhalten.

Ein interessantes Beispiel für den Umgang mit sicherheitsrelevanter, insbesondere verteidigungsrelevanter, Forschung zeigt die University of Manchester. Sie stellt auf ihrer Website Informationen zum Engagement der Universität im 
Bereich Verteidigung und Sicherheit öffentlich zur Verfügung, um Transparenz und Klarheit zu schaffen. Sie informiert über die Grundsätze der Zusammenarbeit mit Verteidigungsorganisationen (unter Wahrung akademischer Freiheit und gesetzlicher Vorgaben), die Arten von Forschungsprojekten (militärisch, dual-use, zivil) und deren ethische sowie rechtliche Prüfung, die Investitionsrichtlinien (Ausschluss umstrittener Waffenhersteller), die Berufsorientierung für Studierende (neutrale Darstellung von Karrieremöglichkeiten im Verteidigungssektor, inklusive Protest-möglichkeiten). Die Seite ist hier abrufbar.

Die Sicherheitsrelevanz eines Forschungsvorhabens führt grundsätzlich nicht automatisch zu spezifischen Anforderungen an die technische Ausstattung und deren Beschaffung. In der Auftragsforschung können jedoch projektbezogene Anforderungen durch den Auftraggeber festgelegt werden. 

Dies betrifft insbesondere sicherheitsrelevante, aber nicht amtlich eingestufte Vorhaben, bei denen etwa bestimmte technische Standards, organisatorische Maßnahmen oder Zertifizierungen (z. B. nach BSI-Grundschutz oder einschlägigen ISO-Normen) vertraglich vorgegeben werden.

In der Forschungsförderung (Zuwendungen) ist es möglich, dass einzelne Förderprogramme spezifische Vorgaben beinhalten, insbesondere vor dem Hintergrund zunehmender Anforderungen an die Forschungssicherheit.

Sofern im Projekt mit als amtliche Verschlusssache eingestuften Informationen gearbeitet wird, gelten darüber hinaus besondere sicherheitsrechtliche Anforderungen, die gesondert zu beachten sind (vgl. Kapitel 6).

Die Auswahl von Konsortialpartnern ist zunächst im Rahmen allgemeiner Erwägungen zur Forschungssicherheit zu bewerten. Hierzu zählen insbesondere die Vertrauenswürdigkeit der Partner, der Umgang mit sensiblen Informationen, mögliche Interessenkonflikte sowie rechtliche Rahmenbedingungen, etwa im Bereich Exportkontrolle oder Datenschutz. Die Beteiligung von Organisationen bzw. Personen aus einem der Staaten der Staatenliste im Sinne von § 13 Abs. 1 Nr. 17 Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) ist kritisch zu prüfen.

Darüber hinaus können sich programmspezifische Anforderungen ergeben. Im Europäischen Verteidigungsfonds (EVF) müssen Konsortialpartner grundsätzlich aus EU-Mitgliedstaaten oder Norwegen stammen. Zudem ist nachzuweisen, dass beteiligte Einrichtungen unter effektiver Kontrolle von EU-Mitgliedstaaten bzw. Norwegen stehen. In begründeten Ausnahmefällen kann ein Mitgliedstaat bzw. Norwegen entsprechende Garantien übernehmen. 

Die konkrete Ausgestaltung und Bewertung der Zulässigkeit von Konsortialpartnern sollte frühzeitig geprüft und – insbesondere bei komplexeren Konstellationen – mit den zuständigen Beratungsstellen, wie der Nationalen Kontaktstelle für den Europäischen Verteidigungsfonds (NKS EVF), abgestimmt werden.

Bei grenzüberschreitenden Forschungsprojekten sind die Vorgaben des Exportkontrollrechts zu beachten, insbesondere bei der Weitergabe von Gütern, Technologien oder Informationen mit potenzieller Dual-Use-Relevanz. In der Regel gilt bereits die Übermittlung von Forschungsergebnissen – etwa in Form von Berichten, Daten oder Software (z. B. Deliverables) – an Projektpartner im Ausland als Ausfuhr bzw. Verbringung im rechtlichen Sinne und ist somit genehmigungspflichtig.

In vielen Fällen ist daher die Beantragung einer entsprechenden Genehmigung beim BAFA erforderlich. Häufig wird hierfür eine sogenannte Sammelausfuhrgenehmigung (SAG) genutzt. Sie muss je Konsortialpartner beim BAFA beantragt werden, die Ausfuhr bzw. Verbringung an mehrere Empfänger und in verschiedene Länder abdecken und wird in der Regel für einen begrenzten Zeitraum (typischerweise bis zu zwei Jahre) erteilt. Weitere Informationen bietet das BAFA auf seiner Website (Exportkontrolle und Wissenschaft (Academia).

Neben der Exportkontrolle sollten Forschungseinrichtungen weitergehende Maßnahmen zur Herstellung von Forschungssicherheit ergreifen, insbesondere Due-Diligence-Maßnahmen, IT-Anforderungen und -Sicherheitsstandards, Schulungen von Forschenden sowie die Etablierung von Verfahren bei Sicherheitsvorfällen. Darüber hinaus bietet es sich an, frühzeitig eine verantwortliche Person für Forschungssicherheit zu bestimmen und mit entsprechenden Kompetenzen auszustatten.

Sofern eine Hochschule oder Forschungseinrichtung beabsichtigt, amtlich als Verschlusssache (VS) eingestufte Projekte durchzuführen, sind weitreichender Maßnahmen zur personellen und materiellen Ertüchtigung notwendig (siehe Kapitel 6).